Check list turno I

Material necessário

CM Frontoffice, PDV, Java Gerador de Nota Fiscal Eletrônica, Bandeja de e-mails, HT28 (Sistema de chave), Webmail pessoal, intranet, bloco de notas e calculadora, aplicativo Consulta, plataforma Ifood, e planilhas;

Realizado por

Recepcionista; Estagiário de Recepção, Supervisor de Recepção, Mensageiros, Conciérge, Auxiliar Administrativo.

1. Assumir o Turno de Trabalho – Frontdesk;

2. Higienizar seções e equipamentos com álcool gel e acrílico com pano umedecido em água e sabão;

3. Conferir informações do turno anterior e conferir se tem algo importante nas OBS do check-list;

4. Sinalizar Turno III dos e-mails pendentes e auxiliar nas respostas (bandeja, recep e recepomph);

5. Conferir as UH’s que estão no F7 que deveriam ter efetuado check-out;

6. Confronto das reservas “Confirmadas” para o dia com as prorrogações efetuadas no dia;

7. Conferir quantidade de reservas restantes para o dia e se tem UH limpa para atender. Caso não, solicitar para Governança.;

8. Leitura de e-mail (Bandeja e o seu pessoal @ourominas.com.br);

9. Verificar algum pedido especial para alguma reserva do dia que ainda não esteja preparado;

10. Conferir Lista Vip e Lista de Núpcias (Garantia, Confirmadas do dia, e Pré alocadas devidamente);

11. Conferência de RPS do dia (Sintético de Notas);

12. Recolher Relatórios de POS emitidos;

13. Emitir relatório “Saldo de Contas” em PDF;

14. Emitir relatório “Conferência de Adiantamento em Aberto” em PDF;

15. Emitir relatório “Notas a Faturar” na base Fatura Hotel > Relatório > Operacional > Notas a Fatura – Em PDF;

16. Emitir relatório “Recebimentos e Pagamento” geral no formato excel e conferir junto com o relatório POS;

17. Enviar todos os relatórios acima para os e-mails: contabilidade@ financeiro@ controladoria@ recep@;

Auditoria Reservas – Genérica

18. Conferir se todas as diárias estão com o valor correto conforme “OBS” da reserva;

19. Efetuar o lançamento de todas as diárias no botão “Lançamento de Diárias” na opção “Caixa”;

20. Após lançado todas as diárias, verificar anotar o horário do último check-in efetuado;

Auditoria de Reservas de Grupos

21. Imprimir Check List do Grupo enviado pela Dornellis (Ler por completo);

22. Imprimir Rooming List enviado pelo cliente;

23. Imprimir Rooming List das reservas do Grupo no sistema;

24. Confrontar Nomes (Rooming List Sistema x Rooming List cliente);

25. Confrontar Período de Reservas (Rooming List Sistema x Rooming List cliente);

26. Confrontar Quantidade de Apartamentos (Contrato + Check list Dornellis x Sistema);

27. Confrontar Valores de Diárias (Check List Dornellis x Contrato x Sistema);

28. Verificar CNPJ do Sponsor (Check List Dornellis);

29. Verificar se os direcionamentos estão em conta master ou individual (Check List Dornellis);

30. Conferir a necessidade de retenção de ISS e se foi efetuado pelo sistema ao lançar as diárias na conta master;

31. Conferir forma de pagamento das Diárias e consumos extras – (Check List Dornellis);

32. Em casos de Antecipado, conferir se o valor já se encontra lançado na conta master;

Auditoria Reservas Individuais

33. Conferencia de todas as UH’s em check in (Nunca colocar data de check-in);

34. Conferência das Informações do Doc anexo à reserva;

35. Conferência se o Nome Hospede está conforme o DOC;

36. Conferência do Período de Hospedagem;

37. Conferência da Forma de Faturamento;

38. Conferência do Valor da diária;

39. Conferência do Direcionamento;

40. Conferência das informações descritas na Obs;

41. Conferência de CNPJ;

42. Atentar para o Valor da Diária e Quantidade de Pessoas na UH.;

43. Conferência das informações descritas na Obs;

44. Conferência do Valor da diária;

45. Conferência das Informações do Doc anexo à reserva;

46. Conferência dos Pré-pagamento ou Pré-autorização de pagamento;

47. Atentar para o Valor da Diária e Quantidade de Pessoas na UH.;

Auditoria Geral

48. Conferir na Lupa se existe alguma reserva associada a tarifa BALCÃO e alterar para a BAR do dia ou alguma acordo;

49. Fechar todos os PDV’S em aberto (Minibar, Minibar Recepção, Room Service, Restaurante, Recepção e Bar da Piscina);

50. Informar a Recepção o Inicio do processamento da Auditoria;

51. Conferir se houver erros no momento que processar a auditoria e anotar caso surja impedimento em algum passo – Anotar;

52.Rodar a Auditoria de Eventos;

Auditoria Check-out (Após a auditoria)

53. Conferência se o valor da Diária está conforme descrição da Obs;

54. Conferência se os Direcionamentos foram efetivados corretamente;

55. Conferência das retenções de ISS das empresas de Belo Horizonte (Atenção ao transferir serviço com retenção);

56. Conferir lançamentos se estão de acordo com a observação da reserva;

57. Organizar as contas (Pagamento na mesma conta dos lançamentos, separação de valores);

58. Analisar se é necessário relançar itens para separá-los em cupons diferentes;

59. Após feito as conferências nos itens acima, iniciar a mesma auditoria na reservas com check in efetuado após o horário anotado no item 3.3;

60. Alimentar a Planinha mensal dos erros encontrados durante a Auditoria e enviar por e-mail;

61. Alimentar a Planilha de erros de Slips e enviar por e-mail;

62. Hotelcard – Efetuar as transações de Hotecard com saídas para o dia e lançar nas reservas;

63. Efetuar Check-out e Check-in para reservas que estejam no F7 e possui uma nova reserva como prorrogação;

64. Efetuar lançamentos de Desconto de AeB quando devido;

65. Imprimir os Relatórios (Saldo dos Hospedes / Check-in Previsto / Check-out Previsto / Situação das Uhs) e arquivar na pasta no back;

66. Express Check-out | Enviar extrato e carta para as UH’s que optaram por Express Check-out com saída para o dia;

Auditoria Contábil - Depois da Auditoria

67. Emitir relatório “Saldo de Contas” e salvar em PDF;

68. Emitir relatório “Conferência de Adiantamento em Aberto” e salvar em PDF;

69. Emitir relatório “Recebimentos e Pagamento” geral no formato excel e conferir junto com o relatório POS;

70. Emitir relatório “Notas a Faturar” na base Fatura Hotel > Relatório > Operacional > Notas a Fatura – Em PDF;

71. Enviar todos os relatórios acima para os e-mails: contabilidade@ financeiro@ controladoria@ recep@;

Auditoria de Confirmadas do Dia Seguinte

72. Auditar as reservas conforme a Auditoria de Check-in.;

73. Auditar Grupos;

74. Auditar Reservas Individuais;

75. Pré alocar reservas com solicitações especiais e enviar e-mail para a Governança e Recepção;

76. Analisar Mapa de Disponibilidade e efetuar correção de overbooking – Ou enviar e-mail para Central de Reservas verificar;

77. Manufaturar express check-in para Grupos e Tripulações;

78. Buscar cadastros dos Hóspede originais e incluí-lo na reserva a fim de substituir a ficha em branco;

79.Buscar os dados do pax no DOC e preencher a FNRH. Caso não tenha CPF, deixar como estrangeiro.;

Processos Noturnos

80. Cobrar e emitir No-show das reservas do dia anterior marcadas como Garantidas;

81. Verificar Lista Vip e Lista de Núpcias e enviar por e-mail;

82. Lançamento do Market Share no site “www.cestacompetitiva.com.br”;

83. Enviar e-mail de “Passos” do processo de auditoria que foram pulados para : contabilidade@ financeiro@ controladoria@ recep@;

84. Enviar e-mails de Erros nas reservas;

85. Enviar e-mail de erros de Slips de cartões;

86. Enviar e-mail Relatório de Plantão;

87. Enviar e-mail Market Share;

88. Imprimir relatório de Estornos e Descontos e pedir o supervisor para conferir e assinar (individual);

89. Conferir a trasmissão das FNRH’s através da base CM Turismo e corrigir erros;

90. Contar os Caixas individuais;

91. Retirar Cópias do Slips de Cartões e arquivar;

92. Reiniciar todas as máquinas da Recepção (Guest, Concierge, Front e Back);

93. Conferir se existe alguma máquina sem funcionamento na recepção e abrir chamado;

94. Organizar Front e Back (Preencher as estações com: Caneta, Welcome Drink, Passaporte, Clips, Papel nas Impressoras);

95. Conferir se todas as senhas dos colaboradores do seu turno foram fechadas nas estações (Front, Back e Concierge);

96. Conferir se foi deixado alguma UH na pendência para que seja resolvida no dia (Buscar status “Pendente” com data de saída para o dia);

97. Arquivar Cupons Fiscais espalhados que ficam espalhados nas mesas do BACK;

98. Repassar o turno verbalmente para o colegas do próximo turno;