Lay over

Material necessário:

Telefone, e-mail, computador com sistema VHF, programa HT28, chave magnética, papel, caneta e impressora.

Realizado por:

Recepcionista; Estagiário de Recepção; Supervisor de Recepção; Mensageiros; Conciérge, Auxiliar Administrativo.

Descrição:

1. Receber solicitação do responsável pela companhia aérea;

2. Manter a calma;

3. Questionar número de hóspedes;

4. Consultar disponibilidade de apartamentos para o período e verificar a quantidade de limpos e vagos em governança>status da governança;

5. Verificar no sistema se não há early check-in concedido para grupos no dia seguinte;

6. Questionar junto à companhia quantas diárias, horário de saída e de partida;

7. Informar ao solicitante que irá verificar a quantidade de Uh's disponíveis e retornará a ligação em até dez minutos.

8. Verificar com A&B a possibilidade de atender (buffet montado e colaboradores disponíveis) conforme solicitado. Caso não seja possível devido à falta de alimentos, questionar para o responsável pelo departamento quantos hóspedes conseguirá atender;

9. Informar a governança e A&B sobre a chegada do grupo e número de hóspedes;

10. Solicitar rooming-list da companhia aérea, com horário previsto de check-in e check-out.

11. Solicitar telefones de contato do solicitante (comercial e celular);

12. Confirmar valores de alimentação com o cliente solicitante,

13. Informar diferenciações de tarifa por categoria disponível;

14. Solicitar documentação de autorização para faturamento com CNPJ (Via e-mail).

15. Efetuar reserva de Grupo, abrir Conta Master e associar a tarifa GB LAYOVER na reserva;

16. Preparar express check-in com porta-chaves, FNRHs e apartamentos pré-alocados;

17. Enviar e-mail informativo para todos os setores envolvidos.