Check in para grupo de hospedagem

Material necessário:

Porta-chaves, chave magnética, cartão Welcome drink, FNRH, caneta, computador equipado com sistema VHF, programa HT28, impressora e papel.

Realizado por:

Recepcionista, Estagiário de Recepção, Supervisor de Recepção, Mensageiros, Concierge, Auxiliar Administrativo.

Descrição:

1. Caso haja dados completos de TODOS os hóspedes do Grupo no sistema, o express check in é obrigatório;

2. Turno 1 pré-alocar as reservas em (UH´s com status vago limpo, respeitando as categorias da reserva), somente utilizar status vago sujo em último caso. Enviar e-mail para governança com UH´s pré-alocadas, sinalizando as UH´s que estão como status inspeção, sujo ou outros pedindo prioridade;

3. Fazer chaves com FNRH impressa;

4. Turno 2 Fazer conferência das chaves com o sistema, verificar se todas as UH´s estão com status vago limpo para check-in;

5. Efetue check-in de Grupo no sistema;

6. Se houver UH´s que ainda estão indisponíveis para check-in devido ao status da Governança, passar como prioridade imediatamente via e-mail e telefone. Monitorar até a conclusão do check-in de todas as reservas do grupo.

7. Se houver algum responsável pelo grupo sinalizado em O.S ou com autorização prévia dos supervisores, após confirmado o check-in dele no sistema, entregue as chaves diretamente a ele(a) passando as informações pertinentes;

8. Se os dados completos de todos os hóspedes do grupo não foram previamente enviados ao Hotel, não é possível liberar o express check in para o grupo, neste caso, o check-in deverá ser feito manualmente (reserva por reserva);

9. Em hipótese alguma entregue a chave ao hóspede sem que tenha confirmado se a reserva está com o Status Check-in e se as chaves entregues correspondem ao apartamento no sistema;

10. Explicar o funcionamento dos serviços do Hotel, horários, e valores quando questionados;

11. Informar aos clientes o horário e local do café da manhã;

12. Informar o Grupo como funciona o acesso de internet;

10. Informar sobre o horário e localização da Piscina;

11. Informar o Grupo a localização do Health Center e horário de funcionamento;

12. Informar o Grupo sobre a utilização da chave magnética nos elevadores;

13. Confirmar o preenchimento do questionário COVID-19 e assinatura na FNRH (Ficha Nacional de Registro de Hóspedes);

14. Verificar com o responsável do Grupo um cartão de crédito para garantia de consumos extras e efetuar pré-autorização. Se não houver responsável no momento, ou um cartão de crédito que garanta os extras para todo o Grupo, solicitar a cada hóspede o seu próprio cartão(Exceto para grupo da CVC, Giltur e demais rodoviários);

15. Caso não haja um cartão para garantia, colocar na observação da reserva (PAGAMENTO DIRETO NA ENTREGA DOS PEDIDOS. NÃO TEM CARTÃO DE GARANTIA);

15. Questionar o hóspede se ele necessita de ajuda com as bagagens;

16. Desejar aos hóspedes uma excelente hospedagem seguida da frase “Sejam bem vindos ao Ouro Minas” e colocar-se à disposição para o que necessário.

17. Indicar ao hóspede a localização dos elevadores.